6 tips voor het organiseren van een reis met je vriendengroep

6 tips voor het organiseren van een reis met je vriendengroep

Op reis gaan is fantastisch. Als je het mij vraagt zelfs het allermooiste dat er is. Maar er is één ding dat nóg leuker is: samen met je vrienden op reis gaan! Vaak laten vriendengroepen die samen op reis willen hun reis door een professionele reisorganisatie organiseren. Maar dat is helemaal niet nodig! Ook niet als je naar een verre bestemming wil. Als je het goed aanpakt, kun je helemaal naar eigen wensen een fantastische reis organiseren voor een grote(re) groep. In deze post deel ik graag zes tips voor een avontuur met je vriendengroep!


Op reis met je vriendengroep

Veel vriendengroepen willen ooit samen een reis maken. Bijvoorbeeld jaarclubs bij studentenverenigingen. Vaak is dat om het lustrum (een periode van vijf jaar) van het bestaan van de jaarclub te vieren. Maar het kan natuurlijk ook om een totaal andere reden of zonder directe aanleiding. Vaak roepen ze daar dan de hulp van een gespecialiseerde reisorganisatie bij in. Er zijn reisorganisaties die hun volledige boterham verdienen door het aanbieden van lustrumreizen!

Zelf heb ik meerdere keren in een groter groepsverband met studievrienden gereisd. Niet gek, in een vriendengroep vol geografen die ook niets liever doen dan de wereld ontdekken. Vaak reisden we binnen Europa, maar dat had voornamelijk financiële redenen. Als student heb je nu eenmaal niet elk jaar het geld om dure vliegtickets naar de andere kant van de wereld te betalen. Maar niet altijd, want in 2014 heb ik samen met zes anderen een studiereis voor 49 personen naar Georgië en Armenië georganiseerd. En in 2020 heb ik samen met 10 vrienden een reis door Jordanië gemaakt.

Reiseigenwijs als ik ben hebben we deze trips uiteraard niet door een reisorganisatie laten boeken. We hebben het van begin tot eind zelf vormgegeven: van vliegtickets tot accommodaties en restaurants. Ik kan me voorstellen dat jij bij het idee alleen al stress krijgt. Daarom deel ik graag zes tips die je enorm zullen helpen bij het plannen van een reis voor een grotere groep:

1. Breng in beeld wat er allemaal moet worden geregeld

De ene trip is de andere niet. Als je binnen Europa blijft en met eigen vervoer gaat, dan zullen veel dingen wel loslopen. Maar ga je vliegen naar een land waar je een visum voor nodig hebt? Of wil je veel tours ondernemen? Dan wordt het al snel een ander verhaal. Natuurlijk, als je alleen of in een kleine groep gaat dan moet je diezelfde dingen óók regelen. Maar visa, vliegtickets en vervoer ter plekke – of dat nu een huurauto, de trein of de fiets is – regelen is voor een grotere groep toch heel wat meer werk en gedoe.

Een checklist van mogelijk belangrijke zaken die je van tevoren moet regelen bevat onder meer:

  • Vlieg-, trein- of bustickets van en naar je bestemming;
  • Eventuele visa;
  • Hotels, hostels, Airbnb’s, campings, of welke andere accommodatie je dan ook kiest om te overnachten;
  • Vervoer op je bestemming, zoals huurauto’s of treintickets;
  • Budget: hoeveel denk je per persoon kwijt te zijn voor je trip?
  • Dagprogramma met bestemmingen, tours en activiteiten (zie ook tip 5!). Houd er rekening mee dat je deze soms van tevoren moet reserveren als je met een groep komt.

2. Stel een kleine kerngroep aan die alles uitzoekt en regelt

Dit is misschien wel de belangrijkste tip van allemaal. Wanneer je met een grote groep een reis organiseert, helpt het niet als iedereen zich constant met alles bemoeit. In plaats daarvan raad ik je aan gezamenlijk te bepalen wie van je vrienden alles gaan uitdenken, uitzoeken en organiseren. Uiteraard kun je de rest wel om input vragen. Zo zorg je dat iedereen zich gehoord voelt en er voor iedereen wat wils is tijdens de trip.

Door een ‘reiscommissie’ te vormen, voorkom je dat er dingen blijven liggen en dat het hele proces uitmondt in ellenlange discussies op groepsapps over of je de middag in plaats A of in plaats B doorbrengt (helaas spreek ik uit ervaring, haha). In plaats daarvan kun je op een moment waarop je samenkomt de discussiepunten op tafel leggen en daar dan gezamenlijk een knoop over doorhakken.

3. Verdeel taken – óók onderweg!

Ook als je een kerngroepje gevormd hebt, blijft het belangrijk om onderling taken te verdelen. Ook binnen de kerngroep. Laat bijvoorbeeld één persoon zich helemaal verdiepen in de vliegtickets, de ander in de autohuur en de ander in een haalbaar plan dat aan ieders wensen voldoet. Komt iemand er niet uit? Dan help je elkaar natuurlijk. Maar door allemaal één taak op je te nemen, zorg je voor snelheid en efficiëntie.

Dit geldt tijdens de voorbereiding, maar ook als je eenmaal onderweg bent. Want ook dan zul je nog genoeg moeten regelen. Denk bijvoorbeeld aan bepalen waar je wil of kunt eten, leuke stops onderweg bepalen en – niet onbelangrijk – het geld bewaren (zie hieronder voor een tip hiervoor!).

4. Begin op tijd!

Dit is een no-brainer, natuurlijk. Toch is het hier waar het vaak mis gaat. Een tijdige voorbereiding is altijd belangrijk, maar zeker als je met veel mensen op pad gaat. Vliegtickets, accommodaties, autohuur… alles is met grotere groepen óf lastiger te regelen óf duurder. Zeker als je op populaire, goed aangeschreven plekken wil overnachten of eten kun je er beter vroeg bij zijn.

Wat ook meespeelt: voor grotere groepen (meestal vanaf 7, 9 of 10 personen) is het vaak niet mogelijk digitaal te reserveren via websites. In plaats daarvan moet je mailen of bellen, zodat de eigenaar rekening kan houden met de komst van jouw vriendengroep. Waar je alleen of met een klein groepje soms nog op de bonnefooi kunt binnenwandelen, zal het zelden slagen om met 10 man spontaan ergens te willen overnachten. Onze tours in Jordanië hebben we dan ook maanden van tevoren al geregeld, waar ik dat in kleiner gezelschap vaak hooguit een paar dagen van tevoren regel!

5. Maak een reisschema (maar niet té strak)!

Oké, dit kan misschien behoorlijk tegen je gevoel als zelfstandige reiziger indruisen. Maar het maken van een reisschema is naar mijn ervaring wel belangrijk als je met een groep reist. Het hoeft niet van uur tot uur uitgedacht te zijn, maar door van tevoren in ieder geval met elkaar te bespreken wat je welke dag gaat doen en hoe lang je daar ongeveer mee bezig bent, creëer je duidelijkheid en weet iedereen wat hem/haar te wachten staat. Sommige mensen vinden het helemaal niet prettig wanneer alles nog open ligt.

Natuurlijk bepaal je met je groep samen hoe ver je hier in wil gaan. Wil je al weten waar je wil eten, of laat je dat open? En wil je van tevoren ‘me-time’ inbouwen of juist niet? Ga hierover in gesprek en laat de kerngroep iedereen er akkoord op geven. Op deze manier voorkom je heibel wanneer je eenmaal onderweg bent en blijft de sfeer goed. Je hebt immers met elkaar besloten dat dit de reis is die je gaat maken!

6. Eenmaal op reis: maak een pot!

Zeker als je met een grote groep gaat, kan ik niet anders adviseren dan om met een pot te werken als je reis eenmaal begonnen is. Het is onbegonnen werk om iedereen zijn aandeel in de rekening in het restaurant voor zich te laten betalen als je met tien man uitgebreid gegeten hebt. Laat iedereen dus een vast bedrag inleggen en vul dit weer aan wanneer de pot (bijna) leeg is. Gezamenlijke uitgaven kun je zo gemakkelijk gezamenlijk betalen. Het werkt het beste als één persoon de ‘penningmeester’ van de groep is en over de pot waakt. Al kan het met het oog op diefstalrisico ook geen kwaad een tweede pot aan te leggen.

Maak van tevoren wel afspraken over wat er wel en niet uit de pot betaald gaat worden. Want het is nogal oneerlijk als de ene persoon graag cocktails drinkt bij het diner en de ander genoegen neemt met een glaasje cola. Zaken als souvenirs gaan uiteraard niet uit de pot, en ook wanneer de groep opsplitst is het handig om toch even ieder voor zich te laten betalen.


Heb jij wat gehad aan deze tips bij het voorbereiden van de droomreis met jouw vriendengroep? Of mist er een gouden tip? Laat het weten door een reactie onder deze post achter te laten!

Dion

Ik ben Dion en ik doe niets liever dan op m'n eigen houtje de wereld verkennen. Daarbij sla ik de minder voor de hand liggende bestemmingen niet over! Ik deel mijn passie voor zelfstandig reizen graag met iedereen en daarom heb ik in 2019 REISEIGENWIJS opgericht. Op dit blog deel ik praktische reistips over en inspiratie voor originele bestemmingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *